Cómo facturar ventas por internet en 7 pasos

Facturar ventas por internet puede parecer una tarea complicada al principio, pero con las herramientas y procesos adecuados, podrán gestionar la facturación de su e-commerce de manera eficiente y cumpliendo con todas las normativas legales. 

En esta guía, le explicaremos paso a paso cómo facturar ventas por internet y mantener un control claro de tus ingresos.

¿Qué es la facturación por ventas en internet?

La facturación por ventas en internet es el proceso mediante el cual un e-commerce genera un documento oficial que refleja la compraventa de productos o servicios realizados a través de su plataforma online. 

Este documento puede ser en formato físico o electrónico, detalla información clave como los datos del comprador y vendedor, los productos adquiridos, los impuestos aplicables y el importe total.

En el comercio electrónico, la facturación no solo es una obligación legal, sino también una herramienta fundamental para mantener un control claro de los ingresos y garantizar la transparencia en las operaciones. Además, permite al negocio cumplir con normativas fiscales y facilita la presentación de impuestos como el IVA o el IRPF.

7 pasos esenciales para facturar ventas por internet

1. Darse de alta como autónomo o empresa

El primer paso para facturar legalmente sus ventas online es registrarse como autónomo o constituir tu empresa. Esto implica:

• • Registrarse en Hacienda a través del modelo 036 o 037 para obtener su NIF.
  • Elige el epígrafe adecuado en el IAE, como el epígrafe 665, que corresponde a comercio online.
  • Si operará en la Unión Europea, registrarse como operador intracomunitario en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios).

💡 Tip: Si recién empieza, puede aprovechar la tarifa plana para autónomos, que reduce sus cuotas durante los primeros años.

2. Solicitar los datos fiscales de tus clientes

Para emitir una factura válida, necesita ciertos datos del cliente. Asegura de recoger información como:

• • Nombre completo o razón social.
  • NIF o CIF, dependiendo de si es un cliente particular o empresa.
  • Dirección completa del cliente.

3. Elegir un sistema de facturación adecuado

El uso de un software de facturación online es clave para agilizar este proceso. Estas herramientas permiten emitir facturas electrónicas automáticas, numerarlas correctamente y cumplir con las normativas fiscales.

Ventajas de un software de facturación para e-commerce:

• • Emisión automática de facturas tras cada venta.
  • Numeración y fecha generadas automáticamente.
  • Integración con plataformas de pago como PayPal o Stripe.
  • Informes de ingresos y gastos en tiempo real.

Entre las opciones populares están FactuSOL, Holded y Quipu, diseñadas para pequeñas empresas y autónomos.

4. Preparar tus facturas con todos los elementos obligatorios

Para que una factura sea válida, debe incluir los siguientes datos:

1. 1. Número y serie de la factura.
   2. Fecha de emisión.
   3. Datos del emisor y del cliente.
   4. Descripción del producto o servicio vendido.
   5. Base imponible y tipo de IVA aplicado.
   6. Importe total, incluyendo impuestos.

Recuerde que si emite facturas electrónicas, necesita el consentimiento expreso del cliente, lo cual puedes incluir en las condiciones generales de su tienda online.

5. Adaptar las facturas al país del cliente

La facturación varía dependiendo del lugar de residencia del cliente:
 

• • Ventas nacionales (España): Aplica el IVA correspondiente según el producto (4%, 10% o 21%).
     
  • Ventas a la Unión Europea: Si el cliente es una empresa registrada en el ROI, emite la factura sin IVA (intra-comunitaria). Para consumidores finales, aplica el IVA del país de destino si supera los 10.000 € en ventas anuales.
     
  • Ventas a terceros países: Las facturas se emiten sin IVA, pero asegura de cumplir con los requisitos de aduana del país receptor.

6. Gestionar los gastos adicionales

Al vender por internet, es importante reflejar otros gastos relacionados en las facturas, como:
 

• • Gastos de envío: Incluye el coste del transporte con su correspondiente IVA.
    
  • Material de embalaje: Especifique si este coste está incluido en el precio del producto o separado.
    
  • Comisiones de pago: Las plataformas como Stripe o PayPal pueden generar pequeñas comisiones, pero no se reflejan en la factura del cliente.

7. Cumplir con las obligaciones fiscales

Emitir facturas correctamente es solo una parte del proceso; también debes cumplir con las obligaciones fiscales asociadas:

• • Modelo 303: Declare el IVA trimestralmente.
  • Modelo 390: Presente el resumen anual del IVA.
  • Modelo 130 o 131: Realice pagos fraccionados de IRPF si eres autónomo.
  • Modelo 200: Declara el Impuesto de Sociedades si tiene una empresa.

Conclusión

Saber cómo facturar ventas por internet no solo le permite cumplir con la ley, sino que también mejora la gestión de su negocio y la experiencia de sus clientes. Implementar un sistema de facturación adecuado y seguir estos pasos garantizará que su e-commerce funcione de manera profesional y eficiente.

¿Tiene duda sobre cómo facturar en línea? Contar con una asesoría especializada como Gestymas simplifica el proceso y le ayudara a enfocarse en lo que realmente importa: hacer crecer su negocio.

Contacte con nosotros 

Preguntas frecuentes sobre la facturación de ventas por internet