Cómo hacer facturación electrónica en solo 5 pasos

La facturación electrónica es una herramienta clave para digitalizar y automatizar procesos administrativos, garantizando tanto la autenticidad como la integridad de los datos. A partir de 2025, su uso será obligatorio para todas las empresas en España. Con el respaldo de asesores fiscales como Gestymas, su negocio puede adaptarse fácilmente a esta nueva normativa.

En este artículo le explicamos qué es una factura electrónica, sus beneficios, y cómo implementarla de manera efectiva en su empresa.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un documento digital con el mismo valor legal que una factura en papel. Su principal objetivo es optimizar los procesos administrativos, garantizando la autenticidad del documento mediante el uso de formatos electrónicos como XML y la inclusión de una firma digital. 

Este sistema facilita la emisión, recepción y archivo de facturas de forma automatizada, reduciendo errores humanos y agilizando la gestión contable.

Beneficios clave de la facturación electrónica

• • • Ahorro de tiempo y costes: Elimina los gastos relacionados con el papel, la impresión y el envío postal. Al automatizar el proceso, las empresas pueden gestionar facturas más rápidamente.
       
    • Mayor seguridad: Las facturas electrónicas incluyen una firma digital avanzada que garantiza su autenticidad e integridad, reduciendo el riesgo de manipulación.
       
    • Cumplimiento normativo: Al utilizar la facturación electrónica, las empresas cumplen automáticamente con las normativas vigentes, como la Ley Crea y Crece, evitando posibles sanciones.
       
    • Trazabilidad y control: Las facturas electrónicas facilitan el seguimiento y control de todas las transacciones, permitiendo a las empresas gestionar mejor su flujo de caja.
       
    • Sostenibilidad: Al eliminar el uso de papel, se reduce el impacto ambiental, contribuyendo a prácticas empresariales más responsables.

Normativa y obligatoriedad

En España, la Ley Crea y Crece establece que a partir de 2025, todas las empresas con una facturación superior a 8 millones de € deberán emitir y recibir facturas electrónicas. 

Esta obligación se extenderá gradualmente a pequeñas y medianas empresas y autónomos hasta 2026. Esta ley tiene como objetivo digitalizar las relaciones comerciales, mejorar la transparencia y combatir la morosidad en las transacciones.

Cómo generar una factura electrónica

1. Configure su plantilla de facturación personalizada

Seleccione una plantilla que refleje la identidad de tu negocio. Personalícela con sus colores y logotipo, asegurando consistencia visual y profesionalismo en cada factura que emitas. Una plantilla atractiva no solo agiliza el proceso, sino que también refuerza la imagen de su marca.

2. Añada o seleccione su cliente con un solo clic

Elija a su cliente desde la base de datos, o agregue uno nuevo fácilmente. Incluir detalles actualizados no solo es esencial para evitar errores, sino que también le permitirá ahorrar tiempo en futuras transacciones.

3. Asigne numeración y fecha sin complicaciones

Asegúrese de que cada factura esté correctamente numerada de forma correlativa, comenzando por el número «1» en cada serie. Agregar la fecha de expedición automáticamente evita confusiones y asegura un control organizado de sus facturas.

4. Defina el concepto y simplifica los cálculos fiscales

Detalle el producto o servicio, añadiendo unidades, precios y descuentos aplicados. El software calculará automáticamente la base imponible y el IVA, asegurando que cumpla con la normativa fiscal de manera precisa y sin errores.

5. Elija el método de pago y genere el archivo XML

Indique el método de pago preferido, como transferencia bancaria o tarjeta. Con un solo clic, genere el archivo XML listo para ser enviado a la administración y almacénelo para tener un registro seguro y accesible en todo momento.

Asesoría y herramientas recomendadas

Implementar la facturación electrónica puede parecer complejo, pero contar con la asesoría adecuada, como la que ofrecemos en Gestymas, facilita esta transición. 

Estamos para ayudarle a cumplir con la normativa, elegir el software certificado adecuado y optimizar sus procesos financieros. Además, plataformas digitales le permiten digitalizar la emisión y recepción de facturas, asegurando un proceso automatizado y eficiente.

Preguntas frecuentes