Nueva ley de control horario a trabajadores: estas 10 cosas tienes que saber

La nueva ley de control horario no es solo un cambio más en la legislación laboral, es una transformación que busca modernizar las empresas, mejorar la transparencia y evitar fraudes. A partir de 2025, todas las empresas deberán adaptarse a esta normativa, que elimina el uso de registros manuales y establece el uso obligatorio de sistemas digitales.

Si es empleador o gestor de recursos humanos, este artículo está diseñado para que descubra 10 claves esenciales que debe conocer para cumplir con la normativa, optimizar su gestión laboral y evitar sanciones.

¿Qué es el control horario?

El control horario es el sistema que permite registrar las horas de entrada, salida y descansos de los empleados. Su implementación es obligatoria desde 2019, según el Real Decreto-ley 8/2019, pero la nueva ley establece que solo se permitirá su gestión a través de sistemas digitales. Esto asegura un mayor control y evita manipulaciones.

Obligación de registrar las jornadas laborales

La normativa exige que las empresas documenten la jornada laboral de todos sus empleados, incluyendo:
 

• • Horarios de inicio y fin.
     
  • Duración de descansos y pausas.
     
  • Almacenamiento seguro de datos durante al menos 4 años.
    Este registro debe estar accesible para los trabajadores, representantes sindicales e Inspección de Trabajo.

Digitalización obligatoria del registro horario

La nueva ley de control horario elimina el fichaje manual y obliga a utilizar sistemas digitales fiables, tales como:
 

• • Aplicaciones móviles con autenticación.
     
  • Sistemas basados en códigos QR o RFID.
     
  • Software especializado con acceso remoto para auditorías.

Excepciones a la obligación de registrar el horario

Aunque el registro horario es obligatorio para la mayoría de los empleados, existen excepciones concretas, como:
 

• • Personal de alta dirección.
     
  • Trabajadores con libre disponibilidad del tiempo.
     
  • Profesionales en relaciones laborales especiales, como deportistas o artistas.
    Estas excepciones deben estar debidamente justificadas y documentadas.

Métodos no válidos según la normativa

La ley prohíbe el uso de métodos que no garanticen la seguridad y transparencia de los registros. Entre ellos:
 

• • Registro en papel: Fácilmente manipulable y no adecuado para auditorías.
     
  • Sistemas biométricos: Limitados por la normativa de protección de datos (GDPR).
     
  • Excel u hojas manuales: No cumplen con los estándares legales de inmutabilidad.

Multas por incumplimiento

No cumplir con las obligaciones del control horario puede derivar en sanciones económicas importantes:

Además, cada empleado sin registro adecuado se considera una infracción separada.

Adaptación a nuevos modelos de trabajo

La normativa también cubre modalidades como el teletrabajo, los empleos en movilidad y los turnos en múltiples sedes. Esto exige sistemas versátiles que permitan fichar desde cualquier ubicación.
 

• • Teletrabajo: Apps con geolocalización y opciones de fichaje remoto.
     
  • Empleo en movilidad: Soluciones móviles que registren entradas y salidas en diferentes ubicaciones.

Sanciones específicas según el tipo de incumplimiento

Cada tipo de sanción está asociado a fallos específicos en el control horario:
 

• • No registrar pausas o descansos: Considerado un incumplimiento grave.
     
  • Modificar registros: Se penaliza como fraude laboral.
     
  • No conservar datos durante 4 años: Supone una infracción grave según la normativa vigente.

Cómo implementar un sistema válido de control horario

Adoptar un sistema que cumpla con la nueva ley de control horario implica:
 

1. 1. Seleccionar un software confiable y fácil de usar.
       
   2. Garantizar que los registros sean inmutables y cumplan con el GDPR.
       
   3. Ofrecer formación a empleados y responsables sobre el uso del sistema.
       
   4. Realizar auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento.

Cumple con la ley y optimice su empresa

La nueva ley de control horario no solo es una obligación, sino también una oportunidad para modernizar tu empresa y mejorar la gestión laboral. No te arriesgues a sanciones: adopta un sistema digital seguro, eficiente y diseñado para cumplir con la normativa.

En Gestymas, te ayudamos a implementar un sistema de control horario que cumpla con la normativa y le permita optimizar su gestión laboral. Nuestro equipo se asegura de que cumpla con todos los requisitos legales y aproveche las ventajas de la digitalización.

Preguntas frecuentes sobre la nueva ley de control horario